Jahresgespräch: Motivierte Mitarbeiter dank guter Jahresgespräche

Ihre Aufgaben im Jahresgespräch sind:

• den Aufgabenbereich Ihres Mitarbeiters klar zu beschreiben,
• eindeutige Ziele mit Ihrem Mitarbeiter zu vereinbaren,
• Ihren Mitarbeiter mit dem angemessenen Handlungsspielraum auszustatten,
• Ihren Mitarbeiter bei der Zielerreichung zu unterstützen.

Mit zunehmender Erfahrung führt dies zu einem größeren Entscheidungsspielraum und zunehmender Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter. Und Sie als Führungskraft können sich auf Ihre Führungsaufgaben konzentrieren. Da dieses Gespräch üblicherweise einmal jährlich, meistens am Ende des Jahres, stattfindet, wird es als Jahresgespräch bezeichnet.

Die Rückschau dient dazu, die Leistungen Ihres Mitarbeiters zu besprechen, Probleme aufzuzeigen und Erfolge bzw. Misserfolge zu analysieren. Im Jahresgespräch sollen dann gangbare Lösungen gefunden werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern, sei es durch die Steigerung der Fertigkeiten des Mitarbeiters oder organisatorische Veränderungen.

Die Zielvereinbarung ist eine Abmachung zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten über gemeinsame Ziele. Wie der Mitarbeiter diese Ziele erreicht, das wird nicht detailliert festgelegt. Zur Zielvereinbarung gehört jedoch ein genauer Maßnahmenplan mit messbaren Größen (Termine, Aufgaben, Arbeitsmengen usw.).

Individuelle Zielvereinbarungen aus der Strategie Ihrer Organisation

Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter auf, in welche Richtung Ihre Organisation gehen will, und welche Werte die tragenden Werte sind. Da er dann Gesamtzusammenhang kennt, kann er sehr viel leichter in die richtige Richtung gehen. Ihr Mitarbeiter weiß, welchen Beitrag er mit seiner Leistung für die Zielerreichung der Organisation leistet.

Durch die Einbettung der individuellen Ziele Ihrer Mitarbeiter in die Ziele Ihrer Organisation stellen Sie den Sinnzusammenhang her. Ihr Mitarbeiter sieht den Sinn in seinem Tun - die Identifikation mit seinen und den Unternehmenszielen wird dadurch ungleich größer.

Jahresgespräch: Die 8 wichtigsten Schritte zur Vorbereitung

1. Legen Sie den Termin für das Jahresgespräch frühzeitig fest. Sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter müssen sich sorgfältig darauf vorbereiten können.
2. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über die zu besprechenden Themen. Geben Sie ihm das Jahresgesprächs-Formular Ihrer Organisation zur Vorbereitung mit.
3. Reservieren Sie für das Jahresgespräch einen Raum mit angenehmer Atmosphäre.
4. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden.
5. Halten Sie sich mindestens eine Stunde für das Jahresgespräch frei.
6. Informieren Sie sich über den Inhalt des letzten Jahresgesprächs (Protokoll des letzten Jahresgesprächs, Rückfragen beim vorherigen Vorgesetzten etc.).
7. Besorgen Sie sich die aktuelle Stellenbeschreibung des Mitarbeiters.
8. Planen Sie den Ablauf des Jahresgesprächs durch und machen Sie sich zu allen Aspekten Notizen.

So führen Sie das Jahresgespräch optimal durch

1. Schritt: Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre. Sprechen Sie zuerst kurz über ein neutrales Thema oder über ein Thema von gemeinsamem Interesse.
2. Schritt: Eröffnen Sie das Jahresgespräch. Erläutern Sie die Gesprächsziele und zeigen Sie den Ablauf auf.
3. Schritt: Standortbestimmung: Besprechen Sie die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters. Streichen Sie verbesserungsfähige Punkte heraus. Versuchen Sie, den Mitarbeiter zu einer Stellungnahme und zur Selbstbeurteilung anzuregen.
4. Schritt: Legen Sie neue Ziele und Aufgaben gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest.
5. Schritt: Definieren Sie einen Maßnahmenplan.
6. Schritt: Bestimmen Sie Termine für Zwischenkontrollen für die neue Beurteilungsperiode.
7. Schritt: Gesprächsabschluss: Stellen Sie durch Rückfragen sicher, dass der Mitarbeiter mit den Beschlüssen einverstanden ist.

PRAXIS-TIPP: Füllen Sie das Formular zum Jahresgespräch aus und unterschreiben Sie es. Wenn Sie kein entsprechendes Formular in Ihrer Organisation im Einsatz haben, fertigen Sie ein schriftliches Protokoll über das Jahresgespräch an. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter unterschreiben, dass er die Niederschrift zur Kenntnis genommen hat.