Projektauftrag: Achten Sie als Projektleitung auf die schriftliche Fixierung

Ein Projektauftrag sollte immer schriftlich fixiert werden und die folgenden Mindestinformationen enthalten:

• den Namen des Projektes,
• die Namen und Positionen der Teammitglieder,
• den Namen der Projektleitung,
• den Namen des Auftraggebers,
• die vereinbarten Ziele und Zwischenziele,
• vereinbarte Termine (falls bereits bekannt),
• Rahmenbedingungen, die zu beachten sind,
• mögliche Risiken und Abhilfen,
• Anfang und Ende des Projektes,
• den Termin für ein Abschlussgespräch,
• Regelungen zur Dokumentation,
• eine Budgetvereinbarung.

Ein Projektauftrag schafft Verbindlichkeit

Der Projektauftrag wird in der Regel auf einem Formular dokumentiert und von den Verantwortlichen unterschrieben. Mit einem zusätzlichen Pflichtenheft (umfangreiche inhaltliche Beschreibungen der Anforderungen) können Sie nach Projektabschluss überprüfen, ob alle Aufgaben wie vereinbart ausgeführt wurden.

PRAXIS-TIPP: Orientieren Sie sich vorab gründlich. Lassen Sie nötigenfalls eine Bedarfs- und Machbarkeitsanalyse erstellen, befragen Sie Experten und erkundigen Sie sich nach Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten: Besteht Bedarf? Welche rechtlichen Aspekte sind vorab zu klären? Mit welchem technischen und personellen Aufwand ist zu rechnen?

Auch diese Punkte sollte Sie möglichst bereits im Projektauftrag klären:

• Die Dokumentation der Projektarbeit, beispielsweise in Form von Protokollen, Gesprächsnotizen und Zwischenberichten.
• Den Austausch von Informationen innerhalb Ihres Teams (mündlich, per Telefon, per E-Mail).
• Die Informationsweitergabe und Vertretung Ihres Projektes nach außen, beispielsweise in Form von Berichten und Zwischenberichten sowie Projektreports

PRAXIS-TIPP: Vereinbaren Sie bereits im Projektauftrag einen verbindlichen Termin für eine Überprüfung der Projektergebnisse. Je nach Projekt sollte dieser Termin zwischen 3 Monaten und 1 Jahr nach Abschluss des Projektes liegen.